Cos'è la firma digitale

La Firma Digitale è lo strumento che consente di firmare i documenti direttamente da PC o smartphone mantenendo lo stesso valore legale della tradizionale firma autografa. È una soluzione rapida ed efficace che promuove il processo di dematerializzazione della documentazione.

La firma digitale si basa su tre caratteristiche fondamentali, essa è in grado di garantire:

• l'autenticitá del documento
• la paternità del firmatario del documento
• l' integrità del documento

Come accade con la firma su carta, chi firma un documento digitalmente si assume la responsabilità del contenuto che diviene da quel momento immodificabile. Allo stesso tempo viene anche certificata l'originalità del documento stesso.

Grazie ai requisiti della firma digitale, professionisti, aziende e privati cittadini possono utilizzare questo strumento per sottoscrivere contratti, bilanci, atti amministrativi e giudiziari in pochi secondi, senza stampa e senza carta.

Differenza tra firma digitale e firma elettronica: quadro normativo

È facile confondersi tra i concetti di firma elettronica e firma digitale che spesso vengono utilizzati erroneamente come sinonimo. In realtà la firma digitale è solo una delle firme elettroniche disponibili e nello specifico rappresenta la forma più avanzata di queste, quella con il massimo valore legale.

In Italia il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) identifica quattro tipologie di firma elettronica, ognuna con caratteristiche e valenza specifiche:

• Firma elettronica (semplice): Carente delle garanzie di paternità ed integrità del documento rappresenta la forma più debole di firma in ambito informatico. Assume il valore di mero strumento esclusivo di sottoscrizione. Rientra in questa fattispecie, ad esempio, il login mediante username e password. Lo scarso valore legale emerge chiaramente nell'ipotesi in cui volessimo identificare con assoluta certezza colui che ha effettuato il login con determinate credenziali. A fronte di questi limiti, InfoCert consiglia di utilizzare l'applicazione Web GoSign che tiene traccia di tutto il processo dietro la firma elettronica semplice, compresa la volontà del destinatario a firmare il documento: il destinatario riceverà un codice via mail/sms che dovrà confermare in fase di firma. GoSign genera inoltre un report riepilogativo di tutti i passaggi tracciati.
  
  

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• Firma elettronica avanzata: Come suggerisce il nome stesso, rispetto la firma elettronica semplice questo tipo di firma prevede un grado maggiore di tutela e sicurezza. Essa presuppone la previa identificazione del firmatario mediante un riconoscimento che può avvenire de visu oppure a distanza per mezzo di strumenti di registrazione audio e/o video realizzati nel rispetto della normativa vigente.
  La tipologia più diffusa di firma elettronica avanzata è la firma grafometrica tramite tablet.
  Con GoSign è possibile gestire questo tipo di firma attraverso l'app GoSign Grapho rispettando tutti i requisiti di legge.
  Sul piano giuridico ha la stessa valenza probatoria della scrittura privata per cui si applica la presunzione di riconducibilità della firma al titolare. In fase di giudizio spetta quindi alla controparte provare l'invalidità dell'atto.
  Il CAD limita l'applicazione della firma elettronica avanzata ai soli documenti interni ad un procedimento amministrativo.
  
  

  Scopri GoSign Grapho




• Firma elettronica qualificata: è una delle forme più avanzate di firma elettronica ed è caratterizzata da due elementi:
  
  
  1. un dispositivo fisico sicuro per la creazione della firma
  2. una certificazione che attesti l'identità del firmatario e l'originalità ed integrità dei documenti firmati.
  
  
  Rispetto alle precedenti, questa firma è basata su un certificato di sottoscrizione emesso da un'autorità garante dell'autenticità del firmatario e dell'assenza di modifiche al documento successive alla firma.




• Firma digitale: È in assoluto la forma più avanzata di firma elettronica. Essa si avvale di un Kit per la firma digitale composto da:
  
  
  1. un dispositivo fisico (tranne che per la firma remota)
  2. un certificato di sottoscrizione con una validità di 3 anni emesso da un ente certificatore che identifica ed attesta con certezza l'identità del titolare della firma
  3. un PIN a conoscenza esclusiva del firmatario.
  
  
  Con il PIN viene aggiunto un ulteriore passaggio per rinforzare l'intero processo di firma, passaggio che può essere effettuato solo ed esclusivamente dal titolare. Come detto sopra, il valore legale della firma digitale è massimo, questo si traduce in un'inversione dell'onere della prova, in altre parole, in caso di giudizio spetterà al firmatario dimostrare o meno la validità della firma.
  Le firme elettroniche InfoCert (la firma remota, la smart card, la business key, la wireless key) appartengono a questa categoria ed hanno quindi il massimo valore legale.
  
  

  Scopri la firma digitale InfoCert

Come funziona la firma digitale

Per prima cosa occorre dotarsi di un certificato di firma contenuto all' interno di un dispositivo fisico o virtuale nel caso di firma remota. Successivamente, per apporre e gestire la propria firma occorre utilizzare un software come GoSign, gratuito ed accessibile da pc, tablet e smartphone.

Firma digitale: quale scegliere

Come accennato, la firma digitale può essere remota (in cloud) memorizzata presso i nostri data center o basata su dispositivi fisici anche detti "Kit firma digitale".

InfoCert offre tutte le tipologie di firma per rispondere alle differenti esigenze.

Firma remota

Smart Card

Business Key

Wireless Key

• Firma Remota: è sicuramente la tipologia più pratica tra quelle menzionate grazie alla totale assenza di hardware. Per utilizzare occorre semplicemente installare l' applicazione gratuita GoSign sul proprio dispositivo ed autenticare ogni firma attraverso la generazione di password temporanee. La soluzione ideale per chi vuole firmare in mobilità da qualunque dispositivo con estrema rapidità e sicurezza.



• Smart card: è un dispositivo tradizionale costituito da una card simile ad una carta di credito. Richiede obbligatoriamente l' uso di un lettore smart card da tavolo per il collegamento al computer. Per questo adatto per chi lavora da postazione fissa. Non consente l' uso tramite mobile.



• Business Key: è una chiavetta USB con installato al suo interno il software GoSign che consente di firmare digitalmente da ogni PC senza dover installare nessun programma. È un dispositivo autonomo e non richiede hardware aggiuntivo per il collegamento al pc. Non consente l' uso tramite mobile.



• Wireless Key: è il dispositivo più completo e innovativo per la firma digitale e l' autenticazione. Sfruttando la tecnologia bluetooth permette di firmare digitalmente ed autenticarsi da PC o da mobile. Basterà scaricare l' applicazione GoSign Mobile e collegare lo Smartphone o il Tablet al dispositivo.

Le firme con i dispositivi fisici (smart card, business key, wireless key) a differenza della firma remota possono ospitare anche i certificati di autenticazione (CNS).

È buona prassi associare alla firma digitale una marca temporale per ampliare la validità legale dei documenti. Scopri i vantaggi delle marche temporali

Che cos' è il software GoSign?

GoSign offre oltre 30 funzionalità gratuite ma in base alle esigenze specifiche è possibile acquistare licenze Premium per integrare il software di ulteriori funzioni.

Cos' è il formato p7m

Un documento in formato p7m altro non è che un file su cui è stata apposta una firma digitale.

Quando firmiamo digitalmente un documento questo, a seconda dei casi, può assumere alternativamente il formato pdf, p7m o xml. In base al tipo di documento si sceglie che tipo di firma utilizzare.

Quando si vuole firmare un documento pdf solitamente si opta per il file di firma in pdf, questa scelta infatti rende il documento ampiamente accessibile in quanto per leggerlo e verificarne la firma è sufficiente un qualsiasi software per la lettura dei pdf come ad esempio Acrobat Reader. Questa modalità di firma è la più utilizzata nei contratti tra privati.

Diversamente, quando occorre firmare documenti in formati diversi dal pdf, possiamo utilizzare la firma in xml o la firma in p7m che andranno ad aggiungersi all' estensione del documento originale. Facciamo un esempio, supponiamo che il documento che deve essere firmato sia un docx e di scegliere la firma digitale in formato p7m: il nuovo documento firmato digitalmente assumerà l' estensione ".docx.p7m".

In particolare, il file di firma p7m è il formato universalmente accettato e gestito dalle pubbliche amministrazioni.

Come aprire un file p7m

Premettiamo che aprire un file p7m è un' operazione estremamente semplice che necessita tuttavia di uno strumento specifico.

Trattandosi di un' estensione particolare non è sufficiente un classico lettore per i documenti informatici ma è necessario dotarsi di un software capace di decriptare, leggere e validare la firma digitale, mostrare e salvare il contenuto. GoSign è la soluzione per rendere questa operazione semplicissima e veloce, con pochi click, similmente ad un normale lettore, è possibile accedere ai documenti con firma digitale da qualsiasi device.

Come firmare un pdf

Per firmare un documento in formato PDF in maniera semplice puoi utilizzare il software Gosign. Il nostro software ti consente di selezionare il dispositivo di firma digitale e apporre la firma all'interno del documento.

Se il documento da firmare è sul tuo PC puoi utilizzare l'applicazione desktop: basta selezionare il file o trascinarlo tramite drag & drop sul quadrante di firma e l'applicazione ti guiderà nei vari passaggi necessari ad ottenere un file PDF firmato digitalmente con il tuo certificato qualificato. Il documento firmato manterrà l'estensione .pdf e sarà pronto per la condivisione. Per maggiori informazioni su come firmare digitalmente un pdf consulta la guida dedicata.
Per gestire al meglio il flusso di sottoscrizione con clienti e fornitori, con Gosign Business è possibile gestire processi complessi di firma elettronica semplice, grafometrica, qualificata o a più step. Per iniziare un processo di firma di un documento pdf è possibile trascinare o selezionare il file all'interno dell'apposito quadrante all'interno dell'applicazione come descritto nella Guida alla creazione della pratica con Gosign. Nel caso in cui si vogliano coinvolgere nel processo di firma più attori in azienda, utilizzare anche Gosign Mobile

Certificati di firma e certificati di autenticazione: cos' è la CNS

Parlando di firma digitale abbiamo introdotto i certificati di sottoscrizione. Ad essi si affiancano i cosiddetti certificati di autentificazione ovvero quelli necessari per autenticarsi in modo sicuro ai siti web della Pubblica Amministrazione. Questi certificati sono rappresentati dalla Carta Nazionale dei Servizi (Cns).

La Cns è un certificato digitale di autenticazione personale contenuto all' interno di un dispositivo fisico (chiavetta USB o smart card) che consente l' accesso online ai propri dati personali resi disponibili dalle pubbliche amministrazioni.

La Cns è emessa da un soggetto terzo di fiducia, L' Autorità di certificazione, in conformità agli standard internazionali. È equiparabile ad un documento di identità (come il passaporto o la carta d' identità) ed al pari dei documenti cartacei ha una validità temporale.

I dispositivi per la firma digitale InfoCert possono ospitare anche i certificati Cns, in questo modo, oltre a firmare digitalmente i documenti informatici, con il medesimo dispositivo è anche possibile accedere ai servizi online della pubblica amministrazione.

Scopri le nostre soluzioni per la Firma Digitale

Come ottenere la firma digitale

Il primo passo per ottenere la firma digitale è valutare le caratteristiche di ognuna e scegliere quella più conforme alle proprie necessità. Scelto il dispositivo si procede con l' acquisto del Kit direttamente sul sito. In questa fase si dovrà scegliere se optare per un riconoscimento offline oppure online.

Il "riconoscimento" è la fase fondamentale in cui il certificatore verifica l' identità del legittimo proprietario della firma digitale.

Riconoscimento in presenza
o "de visu"

Riconoscimento
con videoconferenza

Riconoscimento
con SPID

• Riconoscimento in presenza o "de visu": occorre recarsi in Camera di Commercio o presso un pubblico ufficiale per farsi riconoscere, dotarsi di una marca da bollo da 16€ e spedire la documentazione firmata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno presso l' ente certificatore.



• Riconoscimento online: può avvenire tramite "videoconferenza" o tramite "Spid" e non richiede il pagamento di marche da bollo e invio di documentazione tramite raccomandata.


• Riconoscimento con videoconferenza: il riconoscimento avviene tramite video-chiamata con un nostro operatore. Tutto quello che serve è un dispositivo dotato di webcam, un documento di identità ed il codice fiscale.
• Riconoscimento con SPID: la proceduta più snella in assoluto. Grazie allo SPID è possibile effettuare il riconoscimento online senza il bisogno di una webcam e documenti a portata di mano.

Il riconoscimento online offerto da InfoCert oltre ad avere pieno valore legale mostra evidenti vantaggi.

Vantaggi del riconoscimento online

• si riducono notevolmente i tempi di attivazione della firma digitale, saranno necessari meno di 10 minuti
• si eliminano i costi legati alla marca da bollo (16€) e dell'invio della raccomandata a/r
• si riduce lo stress legato alle lunghe file negli uffici fisici potendo effettuare il riconoscimento comodamente da casa o ovunque tu sia, davanti il proprio PC o Smartphone.

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