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La firma elettronica é uno strumento fondamentale per la dematerializzazione dei processi aziendali che consente un notevole snellimento della gestione dei rapporti con la Pubblica amministrazione, le imprese e i privati cittadini.

Questa guida racchiude tutto quello che c'é da sapere sul mondo della firma elettronica ed in particolare modo di quella che definiamo firma digitale.




Cos'è la firma digitale

La Firma Digitale è lo strumento che consente di firmare i documenti direttamente da PC o smartphone mantenendo lo stesso valore legale della tradizionale firma autografa. È una soluzione rapida ed efficace che promuove il processo di dematerializzazione della documentazione.

La firma digitale si basa su tre caratteristiche fondamentali, essa è in grado di garantire:


Come accade con la firma su carta, chi firma un documento digitalmente si assume la responsabilità del contenuto che diviene da quel momento immodificabile. Allo stesso tempo viene anche certificata l'originalità del documento stesso.

Grazie ai requisiti della firma digitale, professionisti, aziende e privati cittadini possono utilizzare questo strumento per sottoscrivere contratti, bilanci, atti amministrativi e giudiziari in pochi secondi, senza stampa e senza carta.


Differenza tra firma digitale e firma elettronica: quadro normativo

È facile confondersi tra i concetti di firma elettronica e firma digitale che spesso vengono utilizzati erroneamente come sinonimo. In realtà la firma digitale è solo una delle firme elettroniche disponibili e nello specifico rappresenta la forma più avanzata di queste, quella con il massimo valore legale.

In Italia il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) identifica quattro tipologie di firma elettronica, ognuna con caratteristiche e valenza specifiche:



Come funziona la firma digitale

Per prima cosa occorre dotarsi di un certificato di firma contenuto all' interno di un dispositivo fisico o virtuale nel caso di firma remota. Successivamente, per apporre e gestire la propria firma occorre utilizzare un software come GoSign, gratuito ed accessibile da pc, tablet e smartphone.

Firma digitale: quale scegliere

Come accennato, la firma digitale può essere remota (in cloud) memorizzata presso i nostri data center o basata su dispositivi fisici anche detti "Kit firma digitale".

InfoCert offre tutte le tipologie di firma per rispondere alle differenti esigenze.



Firma remota

Smart Card

Business Key

Wireless Key




Le firme con i dispositivi fisici (smart card, business key, wireless key) a differenza della firma remota possono ospitare anche i certificati di autenticazione (CNS).




È buona prassi associare alla firma digitale una marca temporale per ampliare la validità legale dei documenti. Scopri i vantaggi delle marche temporali


Che cos' è il software GoSign?

GoSign è l' applicazione Web, Desktop ed App mobile scaricabile gratuitamente sul proprio dispositivo che consente di attivare, monitorare e verificare la propria firma digitale nonché gestire e verificare le marche temporali.

Il software è compatibile con tutte le tipologie di firma digitale ed è disponibile una versione per ogni sistema operativo e per ogni tipo di dispositivo, sia Desktop che Mobile.




GoSign offre oltre 30 funzionalità gratuite ma in base alle esigenze specifiche è possibile acquistare licenze Premium per integrare il software di ulteriori funzioni.


Cos' è il formato p7m

Un documento in formato p7m altro non è che un file su cui è stata apposta una firma digitale.

Quando firmiamo digitalmente un documento questo, a seconda dei casi, può assumere alternativamente il formato pdf, p7m o xml. In base al tipo di documento si sceglie che tipo di firma utilizzare.

Quando si vuole firmare un documento pdf solitamente si opta per il file di firma in pdf, questa scelta infatti rende il documento ampiamente accessibile in quanto per leggerlo e verificarne la firma è sufficiente un qualsiasi software per la lettura dei pdf come ad esempio Acrobat Reader. Questa modalità di firma è la più utilizzata nei contratti tra privati.

Diversamente, quando occorre firmare documenti in formati diversi dal pdf, possiamo utilizzare la firma in xml o la firma in p7m che andranno ad aggiungersi all' estensione del documento originale. Facciamo un esempio, supponiamo che il documento che deve essere firmato sia un docx e di scegliere la firma digitale in formato p7m: il nuovo documento firmato digitalmente assumerà l' estensione ".docx.p7m".

In particolare, il file di firma p7m è il formato universalmente accettato e gestito dalle pubbliche amministrazioni.

Come aprire un file p7m

Premettiamo che aprire un file p7m è un' operazione estremamente semplice che necessita tuttavia di uno strumento specifico.

Trattandosi di un' estensione particolare non è sufficiente un classico lettore per i documenti informatici ma è necessario dotarsi di un software capace di decriptare, leggere e validare la firma digitale, mostrare e salvare il contenuto. GoSign è la soluzione per rendere questa operazione semplicissima e veloce, con pochi click, similmente ad un normale lettore, è possibile accedere ai documenti con firma digitale da qualsiasi device.


Come firmare un pdf

Per firmare un documento in formato PDF in maniera semplice puoi utilizzare il software Gosign. Il nostro software ti consente di selezionare il dispositivo di firma digitale e apporre la firma all'interno del documento.

Se il documento da firmare è sul tuo PC puoi utilizzare l'applicazione desktop: basta selezionare il file o trascinarlo tramite drag & drop sul quadrante di firma e l'applicazione ti guiderà nei vari passaggi necessari ad ottenere un file PDF firmato digitalmente con il tuo certificato qualificato. Il documento firmato manterrà l'estensione .pdf e sarà pronto per la condivisione. Per maggiori informazioni su come firmare digitalmente un pdf consulta la guida dedicata.
Per gestire al meglio il flusso di sottoscrizione con clienti e fornitori, con Gosign Business è possibile gestire processi complessi di firma elettronica semplice, grafometrica, qualificata o a più step. Per iniziare un processo di firma di un documento pdf è possibile trascinare o selezionare il file all'interno dell'apposito quadrante all'interno dell'applicazione come descritto nella Guida alla creazione della pratica con Gosign. Nel caso in cui si vogliano coinvolgere nel processo di firma più attori in azienda, utilizzare anche Gosign Mobile





Certificati di firma e certificati di autenticazione: cos' è la CNS

Parlando di firma digitale abbiamo introdotto i certificati di sottoscrizione. Ad essi si affiancano i cosiddetti certificati di autentificazione ovvero quelli necessari per autenticarsi in modo sicuro ai siti web della Pubblica Amministrazione. Questi certificati sono rappresentati dalla Carta Nazionale dei Servizi (Cns).

La Cns è un certificato digitale di autenticazione personale contenuto all' interno di un dispositivo fisico (chiavetta USB o smart card) che consente l' accesso online ai propri dati personali resi disponibili dalle pubbliche amministrazioni.

La Cns è emessa da un soggetto terzo di fiducia, L' Autorità di certificazione, in conformità agli standard internazionali. È equiparabile ad un documento di identità (come il passaporto o la carta d' identità) ed al pari dei documenti cartacei ha una validità temporale.

I dispositivi per la firma digitale InfoCert possono ospitare anche i certificati Cns, in questo modo, oltre a firmare digitalmente i documenti informatici, con il medesimo dispositivo è anche possibile accedere ai servizi online della pubblica amministrazione.

Scopri le nostre soluzioni per la Firma Digitale


Come ottenere la firma digitale

Il primo passo per ottenere la firma digitale è valutare le caratteristiche di ognuna e scegliere quella più conforme alle proprie necessità. Scelto il dispositivo si procede con l' acquisto del Kit direttamente sul sito. In questa fase si dovrà scegliere se optare per un riconoscimento offline oppure online.

Il "riconoscimento" è la fase fondamentale in cui il certificatore verifica l' identità del legittimo proprietario della firma digitale.



Riconoscimento in presenza
o "de visu"

Riconoscimento
con videoconferenza

Riconoscimento
con SPID





Il riconoscimento online offerto da InfoCert oltre ad avere pieno valore legale mostra evidenti vantaggi.

Vantaggi del riconoscimento online

Attiva la tua firma digitale


FAQ

Quanto costa una firma digitale?

Il costo della firma digitale dipende dal tipo di dispositivo scelto. Ogni tipologia ha caratteristiche specifiche e risponde ad esigenze diverse. InfoCert offre soluzioni per la firma digitale a partire da 29 euro (iva esclusa).

Quanto dura una firma digitale?

La firma digitale ha una durata di 3 anni. Scegliendo la firma InfoCert, in prossimità della data di scadenza una notifica ti darà la possibilità di rinnovare il certificato evitando di dover acquistare una nuova firma digitale

Quali documenti posso firmare?

Può essere firmato digitalmente qualsiasi documento informatico in formato office (doc, xsl, etc.), PDF e Xml (formato della fattura elettronica). In base ai casi, il documento firmato assumerà il formato pdf, p7m o xml.

La firma digitale, ad esempio, è essenziale per: Contratti, Ordini, Preventivi/Offerte, Moduli di autocertificazione, Dichiarazioni amministrative, Mandati o Deleghe, Fatture, Progetti, Etc.

Come verificare la firma digitale

La modalità di verifica della firma digitale cambia a seconda del caso in cui il file firmato sia in pdf, p7m o xml. Se il file firmato è in formato pdf per la verifica è sufficiente un qualsiasi software per la lettura dei file pdf (es. Acrobat Reader) rendendo il documento estremamente accessibile. Se il file firmato non è in formato pdf è necessario avvalersi di software specifici per la verifica della firma come GoSign.

Come apporre la firma su più documenti contemporaneamente?

Il modo più semplice ed efficiente di gestire processi di firma multipla e ripetuta è scegliere la versione GoSign PRO con cui è possibile firmale digitalmente più documenti contemporaneamente inserendo il PIN una volta sola. Sarà disponibile, inoltre, la funzione Controfirma che consente di creare una sequenza di firma digitali su di un documento, in questo modo l' apposizione della controfirma si aggiunge al documento originale senza generare un nuovo file. In assenza della funzione Controfirma ogni firma successiva aggiungerebbe alla "busta crittografica" (file p7m) altrettanti certificati di firma separati.

Come avere una firma digitale gratis?

Ad oggi non esiste un modo per firmare digitalmente un documento in modo totalmente gratuito. Fortunatamente l' offerta del mercato è varia ed esistono soluzioni economicamente accessibili. InfoCert propone dispositivi per la firma digitale a partire da 29 euro (iva esclusa) con una validità di tre anni.

Come scaricare l' app per la firma digitale?

GoSign è l' applicazione web desktop e mobile, che consente di firmare digitalmente un documento informatico ed apporre la marcatura temporale in modo semplice, veloce ed accessibile. Puoi scegliere tra l' attivazione di un account web o l' installazione dell' applicazione desktop e mobile. GoSign è disponibile per Windows, Mac, Linux, iOS, Android. In ogni caso oltre all' installazione dell' app, è sempre consigliabile creare anche un account web per poter firmare qualunque documento direttamente online.

GoSign offre oltre 30 funzionalità gratis ma per esigenze di business integrative è possibile passare alla versione PRO a pagamento con cui firmare, marcare e verificare più file o cartelle contemporaneamente.

Quali sono le funzionalità di GoSign Busines

Con GoSign Business, oltre alle funzionalità standard, puoi attivare il libro firma digitale e gestire con facilità i processi approvativi condividendo i documenti da firmare con clienti e fornitori via PEC e controllando in tempo reale lo stato di avanzamento del processo. GoSign Business funziona con tutte le tipologie di firma elettronica e digitale.

Cos' è la Firma grafometrica e GoSign Grapho?

GoSign Grapho è la licenza per la gestione della firma grafometrica. La firma grafometrica è una tipologia di firma elettronica avanzata che mediante la firma manuale su di un tablet è in grado di acquisire la firma autografa e trasferirla sul documento informatico. Essa gestisce tutti quei casi in cui il firmatario non possiede una propria firma digitale ma vi è la necessità di firmare un documento informatico.

Questo tipo di firma deve avvenire in presenza di un garante che deve verificare l' identità del firmatario mediante il controllo di un documento di identità.

Con GoSign Grapho non occorre acquistare un hardware specifico, infatti, la firma grafometrica InfoCert funziona con i più comuni tablet in circolazione (controlla la lista dei device compatibili).

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica che consente a chi firma un documento digitale di garantire:

 

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